Kurzbeschreibung:

Der Prozess der Rechnungsprüfung wird außerhalb von SAP abgebildet. Dafür müssen Lieferantenstammdaten und Bestelldaten an das Vorsystem per csv-Dateien geliefert werden. Die Lieferantenrechnungen werden dann vom Einkauf geprüft und an das SAP-System zur Vorerfassung im FI freigegeben. Die Vorerfassung wird dabei über einen REST-Webservice abgebildet. Über eine ALV-Liste kann in die erfassten FI-Belege abgesprungen werden, um diese dann vollständig in SAP zu verbuchen.

Ergänzung:

Die Lieferantenrechnungen werden überwiegend über einen Scandienstleister erfasst. Sie werden dann auch als PDF-Datei an das DMS (Dokument-Management-System) übergeben. Angereichert um die Lieferantenstammdaten und Bestelldaten aus dem SAP werden die Lieferantenrechnungen nun über ein Work-Flow-Tool dem Fachreich zur Prüfung vorgelegt. Hier ist zwischen bestell-bezogen oder nicht bestell-bezogenen Lieferantenrechnungen zu unterscheiden. Wird eine Lieferantenrechnung als korrekt geprüft, so soll eine Vorerfassung dieser im SAP FI erfolgen. Um diesen Prozess in quasi Real-Time zu implementieren, wurde als server-seitige Programmierung ein REST-Webservice in SAP erstellt. Dieser Service kann von Yuuvis konsumiert werden. Nachdem die Lieferantenrechnung im FI vorerfasst wurde, kann sie über eine ALV-Liste vollständig verbucht werden. Die ALV-Liste kann auch zu Auswertungszwecken herangezogen werden.

Fachbeschreibung:

Die Mehrzahl der Lieferantenrechnungen erfolgt nicht-bestellbezogen. Aber auch die Verarbeitung der bestell-bezogenen Lieferantenrechnungen über die logistische Rechnungsprüfung hat sich als zu komplex herausgestellt, es werden keine Wareneingänge gebucht. Aus diesem Grund wurde entschieden, dass die komplette Rechnungsprüfung außerhalb von SAP nach dem Scanning-Prozess und mit der Ablage der Lieferantenrechnung in Form einer PDF-Datei im DMS (Dokument-Management-System) zu realisieren ist. Zu diesem Zweck gibt es ein Workflow-Tool, das die Lieferantenstammdaten und Bestelldaten (nur für bestell-bezogene Lieferantenrechnungen) benötigt. Aufseiten von Yuuvis wird ein Buchungsvorschlag generiert, der dann über die Konsumption eines REST-Webservice in SAP zu einer Vorerfassung einer Lieferantenrechnung als FI-Beleg führt. Dieser vorerfasste FI-Beleg wird dann im SAP-System durch eine ALV-Anwendung ergänzt bzw. angepasst und dann letztendlich vollständig verbucht.